Sdílený adresář
Sdílený adresář
Sdílený adresář je nástroj pro spolupráci. Principem a výhodou takového nástroje je možnost sdílet informace, které drží každý člen společnosti. Kontakty jsou sdíleny a mnoho procesů je optimalizováno.
Proč sdílet svůj adresář?
Vaši zaměstnanci jsou povinni pravidelně kontaktovat zákazníky a dodavatele vaší společnosti a tyto informace jsou uloženy ve vašem soukromém adresáři?
- Jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, můžete si vybrat, které informace chcete sdílet a co chcete zachovat.
Jak funguje sdílený adresář?
Pokud používáte nástroj pro spolupráci, jako je eGroupWare nebo Open Xchange, musí se každý uživatel přihlásit k přístupu ke sdílenému adresáři. Jako podnikatel můžete spravovat uživatelské účty, což umožňuje přístup k různým možnostem v závislosti na různých profilech (možnost pouze pro čtení / přidávání nebo mazání kontaktů).
- Doma má každý uživatel záznam s vlastním adresářem, přístupný všem, může jej doplnit a doplnit. Jako správce můžete přidávat nebo odstraňovat položky ve sdíleném adresáři.
- Chcete-li ušetřit čas při vytváření sdíleného adresáře, je možné importovat adresář, který již existuje.
- Některý adresář je spojen se systémem zasílání zpráv, což systému přinese větší efektivitu.
Omezení kompatibility
Pokud někteří z vašich kolegů využívají různých e-mailový klientský software (Thunderbird, Outlook ... atd.), Sdílení vaší knihy kontaktů může být problematické. V tomto případě můžete použít groupware.
Sdílet adresář v aplikaci Outlook
- Vytvořit novou složku "sdílené kontakty" ve veřejné složce v aplikaci Outlook
- Klikněte pravým tlačítkem myši na složku "sdílené kontakty" / Vlastnosti / "Přístupové oprávnění", vyberte osoby, které chcete sdílet s adresářem / Použít
- Zkopírujte svůj soukromý adresář do veřejné složky / sdílených kontaktů
- Vložte adresy, které chcete sdílet ve složce "sdílené kontakty".
- Upravte přístupová práva ke složce "sdílené kontakty"
- Klikněte pravým tlačítkem myši na sdílený kontakt / Vlastnosti /
- "Adresář aplikace Outlook" / Zaškrtněte volbu "Zobrazit tuto složku jako adresář e-mailu / Použít
- "Oprávnění k přístupu / výběru úrovní pro různé uživatele / Použít
- S touto metodou sdílení budou viditelné pouze kontakty ve složce Sdílené kontakty.
Sdílení adresáře se softwarem pro spolupráci
Skupinový software nebo software pro spolupráci umožňuje vašim zaměstnancům i na dálku pracovat na stejných aplikacích z vlastního počítače prostřednictvím internetového připojení.
Na trhu je k dispozici několik řešení „groupware“:
- GroupWare
- OpenGroupware
- Server Otevřete Xchange
- QSMS
- TelmatWeb
- Zimbra
Tato groupwarová řešení přesahují funkcionalitu sdílených adresářů. Pracovní software umožňuje spravovat kontakty, ale také schůzky, projekty, týmy ... atd.